מחוברות עובדים במגזר הציבורי- דעת גדולים: חלק 5- ג'ון קוטר

בסדרה זו אני מנסה להציג מספר עקרונות להגברת מחוברות עובדים (employee engagement) במגזר הציבורי (ובכלל) דרך פרספקטיבה של כמה מחשובי חוקרי הניהול וההתנהגות הארגונית בזמננו.

ובפרק הזה אנחנו עם ג'ון קוטר.

למי שטרם מכיר, ג'ון קוטר הוא יועץ ניהול ומומחה לשינוי ארגוני שפיתח מסגרת להבנה וניהול של שינויים בתוך ארגונים.

הגישה שלו, המכונה "שמונה השלבים לשינוי הארגון שלך", מבוססת על הנחת היסוד ששינוי מונע על ידי גורמים רציונליים ורגשיים כאחד, ושניהול שינויים יעיל מחייב התייחסות לשני הממדים הללו.

עכשיו, אם אנחנו מתייחסים להגברת מחוברות עובדים כתהליך שינוי, הגישה של קוטר עשויה להיות רלוונטית במיוחד במגזר הציבורי, שבו שינויים ארגוניים יכולים להיות לעתים קרובות מורכבים ומאתגרים בשל מכלול בעלי העניין והאינטרסים המתחרים המעורבים, אפשרויות התגמול בו מוגבלות יותר, ושאר מאפייני המגזר הציבורי, בהם דנו בפרקים הראשונים בסדרה

אז הנה כמה דרכים ספציפיות שבהן ניתן ליישם את הגישה של קוטר כדי לשפר את מעורבות העובדים במגזר הציבורי:

•        זיהוי והתייחסות למניעים הרגשיים של שינוי: שינוי יכול להיות מטריד ויכול ליצור אי ודאות וחרדה עבור העובדים. על ידי זיהוי והתייחסות למניעים הרגשיים של השינוי, ארגונים יכולים לעזור לבנות אמון ותמיכה בין העובדים, מה שיכול בתורו לשפר את המעורבות והמחויבות שלהם לתהליך השינוי.

•        תקשורת ברורה ועקבית: תקשורת ברורה ועקבית חיונית לשמירה על מעורבות העובדים בתקופות של שינוי. ארגונים צריכים להבטיח שהעובדים יהיו מעודכנים לגבי תהליך השינוי והסיבות מאחוריו, ועליהם לספק הזדמנויות לעובדים לשאול שאלות ולספק משוב.

•        שיתוף העובדים בתהליך השינוי: שיתוף העובדים בתכנון ויישום השינוי יכול לסייע בבניית בעלות ומחויבות לתהליך. ארגונים צריכים לחפש קלט ומשוב מהעובדים בכל הרמות ולעודד השתתפות בתהליך השינוי.

•        מתן תמיכה ומשאבים: הבטחה שלעובדים תהיה התמיכה והמשאבים הדרושים להם כדי לנווט בשינוי יכולה לעזור להגביר את המעורבות והמוטיבציה שלהם. זה עשוי לכלול מתן הזדמנויות הדרכה ופיתוח, כמו גם תמיכה והכוונה מההנהלה ומשאבים אחרים.

·       על ידי יישום עקרונות אלו ואחרים מגישתו של קוטר, ארגונים במגזר הציבורי יכולים לסייע בטיפוח וקידום מחוברות עובדים.

עכשיו, בואו נתאר את התהליך דרך שמונה השלבים אותם מציע קוטר, שלב אחר שלב:

1.     תחושת דחיפות: הצעד הראשון בכל תהליך שינוי ארגוני הוא יצירת תחושת דחיפות סביב הצורך בשינוי. זה עשוי לכלול הדגשת נושאים או אתגרים ספציפיים שהארגון מתמודד איתם והדגמת ההשפעה שיש לנושאים אלה על מעורבות העובדים וביצועיהם. כשלמנהלים ברור מהן ההשלכות של ירידה במחוברות העובדים (שחיקה, נטישה, ירידה בפריון ועוד), וברור להם שהם צריכים לצאת מאזור הנוחות ולעשות משהו בעניין, נפתח הפתח להתחיל להניע עניינים.

2.     קואליציה: כדי להוביל ולנהל שינויים ביעילות, חשוב לרכז קבוצה מגוונת של בעלי עניין שיכולים לספק רוח גבית לתהליך השינוי. זה עשוי לכלול מנהיגים מכל הארגון רשמיים ולא רשמיים, מנהלים כמו גם עובדים בכל הרמות. לא יוצאים לקרב בלי רוח גבית.

3.     חזון ואסטרטגיה: השלב הבא הוא פיתוח חזון ברור ומשכנע עבור הארגון, יחד עם אסטרטגיה להשגת חזון זה. אם לאנשים לא ברור לקראת מה הם צועדים, הם לא יצעדו. בראש ובראשונה יש לרתום את הקואליציה שלכם לחזון השינוי אותו אתם רוצים להוביל. אם הם רתומים, הגיבוי בוא יבוא.

4.     תקשורת: תקשר את חזון השינוי: לאחר שפותחו החזון והאסטרטגיה, חשוב לתקשר אותם בצורה ברורה לכל העובדים. זה צריך לכלול ערוצי תקשורת מרובים והזדמנויות לעובדים לשאול שאלות ולספק משוב. קחו בחשבון בשלב זה שהרבה דברים שראיתם בעיני רוחכם כמגבירי מחוברות ומוטיבציה אינם נתפסים ככאלו בעיני העובדים. היו מוכנים גם אתם להשתנות on the go. על אג'יליות כבר דיברנו?

5.     העצמת אחרים לפעול על פי החזון: כדי להבטיח שהשינוי מיושם ביעילות, חשוב להעצים את העובדים לקחת בעלות על התהליך. זה עשוי לכלול מתן משאבים (לאו דווקא כלכליים, מאלה יש לנו פחות) ותמיכה, כמו גם ביסוס תפקידים ואחריות ברורים לעובדים. על העקרונות של יצירת מחוברות כבר כתבתי בפרקים הקודמים. מדובר על למידה מתמדת, ערוצי תקשורת פתוחים, מסלולי ניעות אופקיים, אנכיים ואלכסוניים, שיתוף בקבלת החלטות ושאר מקדמי מחוברות. הכל בפרקים הראשונים...

6.     ניצחונות לטווח קצר: כדי לשמור על מומנטום ומעורבות בתהליך השינוי, חשוב לחגוג ולזהות ניצחונות קטנים לאורך הדרך. זה יכול לעזור לבנות אמון ומומנטום

7.     ולשמור על מוטיבציה ומעורבות של העובדים. ובתהליך כזה, שמהותו היא פוקוס על עובדים והעצמתם, אין מצב שלא יהיו שפע של כאלו.

8.     מינוף רווחים לצורך קידום השינוי: כשהארגון מתחיל לראות התקדמות והצלחה, חשוב להמשיך לבנות על ההצלחות הללו ולהניע שינוי נוסף. זה עשוי לכלול בדיקה חוזרת וחידוד החזון והאסטרטגיה לפי הצורך. כשנגיע לשם כבר נדע שעשינו כנראה משהו טוב

9.     עיגון השינוי בתרבות הארגונית: השלב האחרון בתהליך השינוי הוא הטמעת הגישות וההתנהגויות החדשות בתרבות הארגונית. שינוי אמיתי הוא לא 'זבנג וגמרנו'. אם לא נקפיד על השלב הזה, חבל על כל העבודה ועל כל המומנטום שצברנו, ואגב, ל"פיצוץ הבלון" בטווח הארוך יש בדיוק את ההשפעות ההפוכות מבחינת מחוברות מאלו להן ציפינו- אבדן אמון, ציניות ועוד. ואנחנו לא רוצים להיות שם...

בשלב זה אנחנו צריכים לבצע שינויים במדיניות ובנהלים ע״מ לעגן את השינויים עמוק בתרבות הארגונית, ע״ מ להבטיח שיהפכו לנורמה בארגון.

לסיכום הפרק, לפי קוטר תהליך שינוי ארגוני מורכב משמונה שלבים ברורים, מיצירת תחושת דחיפות ועד לעיגון השינוי בתרבות הארגונית.

כל שלב חשוב ותורם להצלחת השינוי ולשיפור מחוברות העובדים.

הכי חשוב לזכור כי התהליך דורש סבלנות, מעורבות והתמדה. זה לא זבנג וגמרנו.

שינוי צריך לטפח ולהטמיע.

אבל כשעובדים נכון, נוכל להוביל את הארגון להצלחה ולאמץ גישות חדשות בקלות וביעילות.

בהצלחה!

יניב אלטרס- יועץ ארגוני