מאת גלית גנאור
אנו חיים במציאות אשר נמצאת כל הזמן בשינוי מתמיד, ובשנים האחרונות כולנו עברנו קפיצת מדרגה דיגיטלית שקיבלה תאוצה עם הקורונה. ארגונים רבים עברו באופן מידי לעבודה מהבית. כיום, בארבע וחצי שנה לאחר תחילת הקורונה, עבודה היברידית היא חלק מובנה בחלק גדול מהארגונים.
האם אנו עובדים נכון היברידית?
האם אנו מנצלים כראוי את הכלים הקיימים על שולחן העבודה שלנו לצורך עבודה יעילה יותר?
האם הצלחנו באמת לשנות את הדרך בה אנו עובדים?
1. פגישות: משיחות ומפגשים עם אנשים וארגונים, הרבה מאוד מדווחים כי ישיבות ושיחות הרבה מהן נעשות וירטואליות, והן לא פחות אפקטיביות ויעילות משיחות פנים מול פנים.
עם תחילת הקורונה ארגונים רבים השתמשו ב- zoom אך כיום מחלקות IT רבות בארגונים מעודדות את השימוש ב- Microsoft Teams , זמין ללא עלות על שולחן העבודה של כל עובד.
2. תקשורת שותפת: הרבה מהתקשורת שלנו עברה לוואטספ – בארגונים כיום יש מיליון קבוצות וואטספ ארגוניות, השימוש בדואר אלקטרוני הולך ופוחת.
האם זה נכון שכל התקשורת הארגונית שלנו תשב על השרתים של פייסבוק? שם אין שום אבטחת מידע, עובד שמצטרף לא רואה היסטוריה ועוד נקודות רבות של חולשה.
אולי עדיף שהתקשורת הזאת תהיה על כלים ארגוניים.
אחד הלקוחות שלי, חברת FINTECH עושה שימוש נרחב מאוד ב- Teams בארגון, אך הם עושים שימוש כמו ווטסאפ – המון שיחות אישיות בלי סדר וארגון, יש כיום כלים ארגוניים אשר יושבים על שולחן העבודה של כמעט כל ארגון שניתן לעשות בהם שימוש לצורך תקשורת ארגונית שותפת.
3. עבודה משותפת על מסמכים: בעולם של גוגל קל לעבוד יחד על מסמכים, היכולות הללו קיימות גם בעולם של מיקרוספט, כבר אין יותר צורך לשלוח גרסאות שונות של המסמך במייל מאחד לשני, אלא פשוט ניתן לשמור את המסמכים במרחב משותף של קבוצה ולעבוד יחד על אותו מסמך.
משיחות שיש לי עם אנשים בארגונים שונים, רבים עדיין לא שם, וארגונים רבים עדיין עובדים בשיטות הישנות של שליחה של מסמך אחד לשני ומיליונים של גרסאות
4. תקשורת דו כיוונית ועבודה קולבורטיבית – שיתופית (collaboration)– העולם הזה של עבודה קולבורטיבית שיתופית התעצם מאוד בשנים האחרונות. וגם כאן יש כיום כלים בארגון (Microsoft teams) שמאפשרים בקלות לייצר תקשורת דו כיוונית בארגון, לאפשר לעובדים להרגיש שהם יודעים מה קורה ומעודכנים בשינויים ארגוניים וגם כמובן לעבוד יחד בצורה הרבה יותר קלה.
5. הנגשה של ידע ומידע – אחד האתגרים שארגונים כבר שנים מתמודדים איתו הוא איפה שמור הידע, אצל מי הוא קיים, מי יודע מה, איך אני יכול לחסוך זמן ולמצוא בקלות את הידע הדרוש לי לעבודה ועוד אתגרים מעולם ניהול הידע. אתגרים אלו אינם חדשים אך כיום יותר מתמיד ניתן בקלות יחסית לשפר באופן משמעותי את הנגישות למידע וידע ארגוני, לייצר אזורי עבודה כלל ארגוניים (למשל נהלים, מדריכים לשימוש במערכות ארגוניות ועוד) וגם מידע ספציפי עבור יחידות ומחלקות שונות, עם כלים שכאמור זמינים על שולחן העבודה של הארגון וגם אינם דורשים כמעט פיתוח. ניתן עוד להרחיב יכולות אלו על ידי פיתוח של כל מיני ChatBot ארגוניים או חיבור של כל הידע הארגוני למנועים של Generative AI שגם הם כבר היום נגישים הרבה יותר לארגון (אם כי דורשים רישוי נוסף).
כל היכולות המתוארות לעיל הן רק חלק קטן מהיכולות שקיימות על שולחן העבודה של כל ארגון – בעיקר ארגונים שיש להם כבר את החבילה של Office 365 בענן ויחד איתה את המוצר Teams .
אז אם הכל קיים על שולחן העבודה
למה זה לא קורה? למה אנשים פשוט לא מתחילים לעבוד אחרת?
לאנשים קשה לשנות הרגלים, אנו, כמומחים לשינוי ארגוני, מודעים לקושי בשינוי הרגלים, לקושי לזוז ולהתחדש ולהתחיל לעבוד אחרת. אנשים רבים צריכים שיעשו להם את התיווך הקטן הזה בין הצרכים שלהם ובין איך זה יכול לעבוד באופן אחר.
כדי לעודד יצירה של קפיצת מדרגה נוספת יש כמה דברים שחשוב ללמוד בתהליך הזה:
1. היכרות עם האופציות השונות - חשוב שאנשים ידעו מה האופציות השונות שהם יכולים לעשות בכלים החדשים.
2. איפה זה פוגש אותי – הבנה עמוקה יותר של הצרכים ואיך ניתן לייצר עבודה אפקטיבית יותר עבורי, בתהליכים והנושאים בהם אני מטפל.
3. התמודדות עם חשש דיגיטלי - לעבוד אחרת דורש הכשרה ופיתוח מיומנויות חדשות, לא בגלל שזה כזה מורכב, אלא פשוט בגלל שאנשים צריכים שיחזיקו להם את היד בהתחלה עד שילמדו איך לעשות את הדברים.
4. סגירת ברזים – זה אולי הכי קשה - להחליט שמהיום עוברים לעבוד אחרת. למשל מפסיקים להתנהל בוואטסאפ ומתחילים לעבוד עם כלים ארגוניים. נכון זה קל ונוח וקופץ לי בטלפון, אבל אולי נכון להשאיר את הווטסאפ רק למקרים ממש דחופים שאנו חייבים לקבל מענה מידי.
5. תרבות ארגונית – אנשים קשה להם להשתנות אבל אם ברור להם הערך שהם יקבלו מהדרך החדשה, היתרונות שלה קל יותר לעשות שינוי בתרבות הארגונית, אך זה לא מספיק, כי גם הנהלות בארגון רצוי שיאפשרו שיחרור של שליטה, הבנה שהנגשה של ידע לכל העובדים יכול להביא ערך ארגוני גדול, וגם תפקיד ההנהלות הוא לעודד ולתגמל תרבות שמעודדת עבודה שיתופית, אחרת וחדשה.
איך אנו יכולים לקדם מהלכים כאלה של קפיצות מדרגה דיגיטליות בארגון?
1. מנהיגות ברורה וקידום השינוי: הנהלת הארגון צריכה להציב חזון ברור לשינוי הדיגיטלי ולקדם אותו באופן פעיל, לעודד השטחה של המידע, הנגשה שלו ולעודד תרבות של עבודה שיתופית יעילה יותר.
2. תקשורת יעילה: יש לתקשר את החשיבות והיתרונות של השינוי הדיגיטלי לכלל העובדים באופן ברור ושקוף. לשתף את העובדים וההנהלה בתהליכי החשיבה והתכנון - כי להם יש את הידע של איפה באמת להביא ערך ארגוני.
3. הכשרה והדרכה: יש להקצות משאבים להכשרת העובדים במיומנויות הדרושות לסביבה הדיגיטלית החדשה. ללמד את העובדים איך לעבוד נכון, לאפשר להם להתנסות ולעשות את הקפיצה הנדרשת בקלות. הכלים היום הרבה יותר קלים ופשוטים לתפעול, הדרכה ולימוד של מיומניות חדשות היא שלב קריטי בהצלחת התהליך.
4. ניהול סיכונים וביטחון: יש לפתח תשתיות וכלים לניהול סיכוני סייבר וביטחון המידע בסביבה הדיגיטלית. חברות הענן משקיעות משאבים רבים כדי לאבטח את המידע הארגוני, וארגונים רבים כבר עשו את קפיצת המדרגה הזאת והעבירו חלק נכבד אם לא את כל המידע הארגוני לסביבות המאובטחות בענן.
5. שיתוף פעולה ושקיפות: יש לעודד שיתוף פעולה בין מחלקות ותהליכים שונים בארגון, המפתח לשיפור התקשורת הארגונית נעוץ לעיתים קרובות בפיצוח והבאת ערך לממשקים שונים בין יחידות ארגוניות. חשוב מאוד לפעול בשקיפות לגבי התקדמות השינוי לשתף את ההנהלה ואת העובדים בתהליך ולתת להם להרגיש בעלות על התהליך – כי כשאנשים מרגישים בעלות על תהליכי שינוי הם יקדמו אותם הכי טוב.
6. גמישות והתאמה מתמדת: יש להיות ערוכים להמשך שינויים טכנולוגיים ולהתאים את הארגון באופן מתמשך. הכלים הדיגיטליים היום כל הזמן משתנים ומתחדשים, וחשוב מאוד שיהיה נציג בארגון שיהיה מעודכן בשינויים אלו וידע איך לחבר אותם לצרכים ארגוניים.
כשאני ניגשת לתהליך כזה אלו השלבים המרכזיים שאנו מלווים בו את הארגון:
אבחון צרכים: שיחות עם אנשים בארגון כדי להבין איפה באמת ניתן להביא ערך עסקי ולייעל תהליכים, כי אם לא נביא ערך אמיתי - אנשים פשוט יצביעו ברגליים ולא יעשו את השינוי הנדרש.
הקמה: הטכנולוגיה כיום כמעט ואינה דורשת פיתוח, אלא בעיקר יישום של מוצרים קיימים בארגון אך כדי שזה יעבוד לאורך זמן חשוב לוודא שיש אנשים מתוך הארגון שיובילו את המהליכים הללו וישנם נושאים מוגדרים אשר באמת יביאו ערך ארגוני
השקה: תקשורת, הסברה ורתימה של אנשים לשינוי בארגון. בהקשר זה חשוב לשים דגש על הדרכה והכשרה ורכישת מיומנויות חדשות ועידוד אנשים לעבוד אחרת.
ליווי והטמעה: ניהול של השינוי לאורך זמן, מדידה, התאמה, דיוק העמקה, והמשך מתן כלים ללכת לבד.
סיכום:
תהליכי שינוי דיגיטליים בארגונים הם צעד חיוני להישרדות ולצמיחה עסקית, אך הם גם מציבים אתגרים רבים. ניהול נכון של התהליכים הללו, הכולל מנהיגות ברורה, תקשורת יעילה, הכשרת עובדים, ניהול סיכונים וגמישות, הוא המפתח להצלחת השינוי הדיגיטלי בארגון. כים לארגונים רבים ישנם כלים זמינים כדוגמאת Office 365 ו - Microsoft Teams שניתן באמצעותם לייצר קפיצות מדרגה דיגיטליות משמעותיות בשיפור של התקשורת הארגונית ועבודה שיתופית של צוותים. זה קיים, זה פשוט וכל מה שיש לעשות זה לעשות.
רוצים לקרוא עוד?
הנה סיפור לקוח – עלתה לאוויר מערכת ידע עבור אגף שירותי קהל בספריה הלאומית
גלית גנאור מובילה את הפעילות הדיגיטלית בקהילת פ.א.י ואחראית על הטמעה של האתר החדש שלנו מבוסס על פלטפורמת וויקס.
גלית גנאור היא יועצת ארגונית המלווה תהליכי שינוי דיגיטליים על מגוון רב של כלים ופלטפורמות שונות, ומתמחה בנושא של קהילות, למידה וידע.
גלית גנאור פיתחה יחד עם רעי דישון קורס הכשרה למנהלי קהילות דיגיטליות בעולם היברידי, . זהו קורס חצי שנתי, לימודי תעודה מועבר בשיתוף עם היחידה לפיתוח מקצועי בבר אילן בדצמבר 2024 יפתח המחזור השלישי של הקורס הזה.
גלית גנאור היא יזמית ובעלים של Social Knowledge המתמחה בנושא של קהילות, למידה וידע
Comentários