האם אנחנו באמת מנצלים את מלוא הפוטנציאל של Office 365?

בתקופה האחרונה הייתי שקועה בכמה פרויקטים משמעותיים שהתמקדו בשימוש מיטבי בכלים קיימים בתוך ארגונים, וזה גרם לי להרהר על השאלה - האם אנחנו באמת יודעים לנצל את כל מה שמיקרוסופט מציעה לנו?

חבילת Office 365 מכילה שפע של יכולות חדשניות שרובנו מכירים מהעולם של גוגל, אך כיום הן זמינות לשימוש פנים-ארגוני. למרות זאת, רוב הארגונים טרם למדו לנצל כראוי את הפוטנציאל האדיר הטמון בכלים אלה.

Microsoft Teams - הרבה יותר מתחליף ל-Zoom

אחד הכלים המשמעותיים ביותר שזמינים כיום לארגונים הוא Microsoft Teams.

אמנם רוב האנשים מכירים את Teams בעיקר כפלטפורמה לשיחות וידאו המחליפה את Zoom, אבל למעשה Teams הוא הרבה מעבר לכך - זהו למעשה שולחן העבודה החדש של העובד בעידן המידע המודרני.

טימס משלב בין יכולות של WhatsApp ארגוני לבין מערכת מתקדמת לניהול מסמכים. הוא מחליף את תיקיות הרשת המיושנות ומביא שפע של יכולות עבודה שיתופית בסגנון גוגל אל סביבת העבודה הארגונית.

האתגרים בשיטות העבודה המסורתיות

בעבודתי עם ארגונים שונים, אני רואה שרבים מהם עדיין דבקים בשיטות עבודה מיושנות:

• עבודה על מסמכים ושמירתם בכונני רשת או במחשבים אישיים ללא גיבוי מסודר

• העברת קבצים בין עובדים דרך מיילים

• עבודה עם ריבוי גרסאות מבלבל

• חיפוש מתיש אחר מסמכים במערכות מסורבלות

• שימוש מופרז בקבוצות WhatsApp ארגוניות

האתגרים המרכזיים שארגונים מתמודדים איתם

מניסיוני, זיהיתי כמה אתגרים מרכזיים בהטמעת כלי Office 365:

1. חוסר מודעות ליכולות - אנשים בארגונים פשוט לא יודעים מה הם יכולים לעשות עם הכלים שכבר נמצאים ברשותם, ולכן פונים לפתרונות חיצוניים כמו גוגל.

2. אי ידיעה כיצד לשלב בשגרה - גם כשיש מודעות ליכולות, עובדים וארגונים מתקשים לשלב אותן בעבודה היומיומית שלהם.

במסגרת עבודתי עם ארגונים, אני מתמחה בחיבור היכולות החדשות הללו לשגרת העבודה הארגונית. המטרה היא לשפר את זרימת הידע, לייעל ממשקי עבודה ולהנגיש ידע מקצועי בצורה אפקטיבית.

יתרה מכך, הכנת תשתית ידע ארגונית מתקדמת בענן של Office 365 מאפשרת גם שימוש יעיל בכלי AI כמו Co-Pilot ובניית אוטומציות שמשפרות תהליכי עבודה ומספקות ערך עסקי משמעותי.

הכלים החדשים שנמצאים "על המדף"

הגישה של מיקרוסופט השתנתה לחלוטין בשנים האחרונות. כיום קיימת תשתית SharePoint, ומעליה מגוון רחב של אפליקציות שלכל אחת מטרה ייעודית:

• ניהול מסמכים אישיים

• ניהול מסמכים צוותיים או מחלקתיים

• כלים לניהול משימות

• בניית טפסים מותאמים אישית (בדומה לטפסי גוגל)

• לוחות דיגיטליים לפגישות חשיבה צוותיות

• פתרונות ויקי ארגוניים

היתרון המשמעותי ביותר הוא שהעלאת הידע הארגוני לענן מאפשרת שימוש בכלי AI לחיפוש ואחזור מידע. דמיינו לעצמכם מצב שבו אתם כותבים מסמך ונזכרים שמישהו אחר בארגון כבר כתב משהו דומה בעבר - בלחיצת כפתור תוכלו למצוא את המידע או אפילו ליצור מסמכים חדשים המבוססים על הידע הארגוני הקיים.

זה העתיד של ניהול הידע הארגוני - יכולת לתשאל את מאגר הידע הארגוני במהירות ובקלות, ולחסוך זמן יקר בתהליך.

10 יתרונות בולטים של עבודה עם Teams ו-Office 365

1. זמינות מיידית - נמצא כבר על שולחן העבודה של כל עובד.

2. תקשורת ארגונית משופרת - תקשורת מהירה ויעילה ללא תלות במיקום, המפחיתה את הצורך בפגישות פיזיות ואימיילים מיותרים.

3. פרודוקטיביות מוגברת - ריכוז כל הכלים והמידע הדרוש במקום אחד, המצמצם את הזמן המבוזבז במעבר בין אפליקציות.

4. שיתוף פעולה אמיתי - עבודה משותפת על מסמכים בזמן אמת ושיתוף ידע מהיר בין חברי צוות.

5. גמישות מירבית - תמיכה בעבודה מרחוק והיברידית, עם גישה למידע מכל מקום ומכל מכשיר.

6. ארגון וניהול ידע מתקדם - מבנה היררכי של צוותים וערוצים, יחד עם יכולות חיפוש מתקדמות.

7. תשתית ואינטגרציה - אפשרות לחיבור עתידי למערכות AI, שילוב מלא עם אפליקציות Microsoft ופיתוח על Power Apps.

8. חיסכון בעלויות - צמצום הוצאות על תוכנות נפרדות לתקשורת ולניהול פרויקטים.

9. אבטחת מידע משופרת - בקרת גישה מתקדמת והצפנת נתונים.

10. שקיפות ומעקב יעילים - תיעוד אוטומטי של תקשורת ופעילויות, עם יכולות מעקב מתקדמות.

11. 
    

איך מביאים את הערך לארגון?

בתוך Teams קיימות יכולות רבות המאפשרות עבודה שיתופית יותר, חיסכון בזמן ומציאת מידע ארגוני באופן מהיר ויעיל.

אלו היכולות העיקריות שלרוב אינן מנוצלות מספיק:

• שיתוף מסמכים ועבודה משותפת בזמן אמת

• חיפוש בתוכן המסמכים ולא רק בכותרות

• שמירת גרסאות ומעקב אחר שינויים

• קיום שיחות וירטואליות בקלות רבה

• ניהול שיח בסגנון צ'אט עם עמיתים

• ריכוז מידע לפי מחלקות/צוותים/פרויקטים והבטחת עדכניות לכולם

מעבר לאלה, קיימות יכולות נוספות כמו יצירת טפסים, פיתוח אפליקציות ואפילו בוטים לתשאול מידע ארגוני.

חשוב לציין שהמערכת מתחברת בצורה חלקה לכלים המוכרים כמו מייל, וורד, אקסל ופאוור פוינט, ומאפשרת עבודה מוכרת אך יעילה יותר.

פתרונות מהשטח - דוגמאות מהניסיון

מקום מרכזי לתקשורת ארגנית

עבדתי לאחרונה עם ארגון שחסר לו מקום מרכזי לתקשורת כלל-ארגונית. יצרנו עבורם פתרון המשלב קבוצת Teams עם דפי SharePoint, שמאפשר פרסום מידע על אירועים, שיתוף תמונות, הנגשת הקלטות של קורסים ארגוניים ועוד. הפתרון מתפקד כמעין אתר אינטרנט פנימי לארגון.

אזורי עבודה מחלקתיים

בארגון אחר סייעתי לבצע "סדר פסח" במידע המחלקתי, תוך סגירת כונני רשת ישנים ויצירת אזורי עבודה משותפים לצוותים. יצרנו מקום שבו כולם נגישים למידע הרלוונטי עבורם, ואז התקדמנו לטיפול בממשקי עבודה בין-מחלקתיים - אולי האזור בעל הערך הרב ביותר.

ממשקי עבודה בין-מחלקתיים

חשבו על ממשק בין מחלקת כספים למשאבי אנוש, או בין מחלקות שיווק ותקשורת פנים. יצירת מרחב שבו כולם יכולים להתעדכן בסטטוס הפעילויות חוסכת אינספור מיילים, שיחות טלפון וקבצים המשוכפלים שוב ושוב.

עם ארגון נוסף התמקדנו ביצירת סביבת עבודה משותפת לצוות המכירות, שם כולם יכולים להתעדכן בשיחות עם לקוחות, גישה למצגות מכירה והצעות מחיר. למרות שתהליך המכירה עצמו התנהל ב-Monday, יצרנו מאגר משותף לכל הידע הסמוי - סיכומי פגישות, הצעות מחיר ומצגות.

סביבות עבודה לוועדות וקבוצות חוצות-ארגון

האם גם בארגון שלכם שולחים במייל מצגות לפני ישיבות ופרוטוקולים אחריהן, וכל אחד שומר (או שלא) אצלו? איך תוכלו למצוא מתי התקבלה החלטה מסוימת ומדוע נבחרה דרך פעולה אחת על פני אחרת?

הקמת קהילות ארגוניות

קהילות ארגוניות הן קבוצות של אנשים בעלי עניין משותף - זה יכול להיות מנהלי פרויקטים מיחידות שונות, מומחים בתחום ספציפי, קבוצות להט"ב, הורים לילדים עם מוגבלויות, קהילות משתמשי Teams ועוד. עבדתי עם מספר ארגונים על הקמת קהילות כאלה בפלטפורמות Teams או Viva, בהתאמה לאופי הארגון ומורכבותו.

איך מתחילים תהליך שינוי כזה?

הגישה שלי היא אג'ילית וגמישה, המבוססת על הצלחות קטנות. התהליך מתחיל בראיונות עם אנשים שונים בארגון כדי לזהות את הנקודות שבהן ניתן להביא את הערך המשמעותי ביותר.

לאחר הבנת האתגרים הספציפיים של הארגון והמקומות עם סיכויי ההצלחה הגבוהים ביותר, אני מציג תוכנית עבודה מפורטת ליישום.

הביצוע מתחיל עם פתרון אחד או שניים עבור מחלקה נבחרת. העבודה נעשית יחד עם נציגי הארגון כדי להתאים את הפתרונות לצרכים המדויקים, כולל הדרכות למובילים ולעובדים וסיוע בהעברה ראשונית של תכנים.

במהלך התהליך אנו מתמודדים גם עם התנגדויות טבעיות לשינוי, ועוזרים לאנשים להבין את היתרונות הרבים שהשינוי מביא עמו.

בסיום התהליך אנו עורכים השקה מסודרת ומספקים כלים להרחבת השימוש בפתרונות. המטרה היא להעביר את היכולות לארגון כך שיוכל להמשיך ולהתפתח באופן עצמאי, תוך זכירה שאחד היתרונות של כלי הענן הוא העדכונים המתמידים והיכולות החדשות המתווספות בקביעות.

ומה איתכם?

האם גם אתם מעוניינים לנצל טוב יותר את הכלים הקיימים בארגון שלכם?

האם תרצו ללמד את העובדים לעבוד בצורה שיתופית שתשפר את הפרודוקטיביות הארגונית ותקדם את הארגון שלכם?

אשמח לשמוע מכם ולדון בדרכים שבהן נוכל להפוך יחד את הארגון שלכם ליעיל ומתקדם יותר.