בחלק הקודם בסדרת המאמרים עסקתי בתקשורת אפקטיבית ככלי לניהול ולצמיחה מתוך משבר.
בחלק הזה אבקש להתמקד בהיבט נוסף של ניהול משברים ארגוני והוא האנשים שמאחורי ניהול האירוע, אותן פונקציות ארגוניות הפועלות בזמן המשבר ותפקידן בארגון.
במהלך ניהול משברים, בעלי תפקידים שונים בארגון ממלאים תפקידים מכריעים בטיפול והפחתת השפעת המשבר.
התפקידים הספציפיים ותכולותיהם מן הסתם עשויים להשתנות בהתאם לאופי המשבר, אך להלן כמה פונקציות משמעותיות ותפקידי המפתח שלהם:
הפונקציה הראשונה אליה אתייחס היא רובד ההנהלה, או במקרה הזה, רובד ההנהגה הארגוני.
כמו בשגרה, תפקידה של ההנהלה הוא לספק כיוון אסטרטגי, לקבל החלטות ולנווט את הארגון ואנשיו.
כמה שבעת שגרה האחריות של ההנהלה עצומה, והביצוע הוא לא פחות מאמנות, בעתות משבר העסק הזה נהיה מורכב ומאתגר פי כמה וכמה.
ניהול משבר דורש מהנהלת הארגון להגדיר את האסטרטגיה הכוללת לניהול המשבר, לקבל החלטות קריטיות לגבי הקצאת משאבים ותיעדוף, ולתקשר כל הזמן עם מחזיקי עניין, לרבות עובדים, ספקים, משקיעים, לקוחות ולעיתים גם הציבור הרחב.
הפונקציה השנייה אליה אבקש להתייחס היא גוף התקשורת ויחסי ציבור הארגוני, שלעיתים נקרא 'דוברות' או 'קשרי קהילה', אבל אלו אותם אנשים, ועל כתפיהם ניצבת המשימה של ניהול תקשורת פנימית וחיצונית כדי לשמור על שקיפות ולהגן על המוניטין של הארגון, לאור האסטרטגיה אותה הציבה ההנהלה.
הם נדרשים להוות גוף מייעץ, מדייק, מפתח ומיישם אסטרטגיית תקשורת ברורה, לנהל את הקשר השוטף עם בעלי העניין, לטפל ביחסי הציבור, ולסיכומו של דבר להיות ערניים ולהגיב לרגשות הציבור.
הפונקציה השלישית, איך לא, היא גוף משאבי האנוש הארגוני.
הגוף הזה אחראי למשאב הכי חשוב של כמעט כל ארגון בימינו, ההון האנושי.
ניסיוננו בשנים האחרונות, החל מאירועי הקורונה ועד למלחמה הנוכחית מצביע על חשיבותו ההולכת וגדלה ותחומי האחריות עליהם חולש הגוף הזה, החל מהיבטים אסטרטגיים של תכנון כ"א, חשיבה על עזיבה וגיוס, התרחבות וצמצום, יציאה לחל"ת ועוד אספקטים תכנוניים, דרך היבטי התמקדות ברווחת העובדים, התמודדות עם סוגיות איזון בית-משפחה ומניעת שחיקה, שהיא משמעותית וקריטית, סוגיות בניין כוח לאור אילוצי המשבר כגון למידה, פיתוח ארגוני ועוד, ובאופן כללי הבטחת המשכיות פעולות המשאב האנושי, הקריטיות לרציפות השירות, היצור, המכירות ולכל אספקט בו פועל הארגון.
משאבי אנוש נדרשים בעת משבר ליזום וליישם תוכניות תמיכה לעובדים, לרבות משאבי רווחה ובריאות הנפש, לטפל בבעיות ניהול כוח אדם, כגון סידורי עבודה מרחוק, העברת מדיניות ונהלי משאבי אנוש במהלך המשבר, טיפול בסוגיות שכר, הטבות, והרשימה עוד ארוכה.
הבאים בתור הם הגופים הארגוניים העוסקים בניהול התפעול ושרשרת אספקה, אשר נדרשים, תחת אילוצי המשבר להמשיך ולהבטיח את המשכיות הפעילות העסקית החיונית ולנהל את שרשרת האספקה.
הם נדרשים לבצע הערכה וטיפול בהפרעות בשרשרת האספקה, ליישם תוכניות מגירה עבור פונקציות תפעוליות מרכזיות, אם תכניות כאלו פותחו בשגרה (אם לא, זה לעיתים יהיה מאוד קשה), להבטיח שיתוף פעולה עם ספקים ושותפים כדי להבטיח המשכיות, ולהיות כל הזמן עם היד על הדופק בכל הנוגע לעמידה ביעדי השירות מול הלקוחות תחת אילוצי המשבר.
יד ביד עמם נמצאים גופי שירות הלקוחות הארגוניים, אשר נדרשים לשמור על קשרים חיוביים עם לקוחות ולטפל בצרכיהם במהלך המשבר, לתקשר עם לקוחות לגבי שיבושים או שינויים בשירות ולאסוף משוב מלקוחות ע"מ להתריע פנימה אל תוך הארגון ולתת מענה איכותי ומהיר עד כמה שניתן ללקוח.
הבאים בתור, גוף שבעת משבר יש לו חשיבות מיוחדת, והוא גוף ניהול הסיכונים הארגוני, אשר נדרש לזיהוי והפחתת סיכונים הקשורים למשבר, תוך הבטחת עמידה בדרישות כלכליות ודרישות רגולציה רלוונטיות.
היכולת לבצע הערכות סיכונים ותכנון תרחישים, גם בשגרה עשויה להיות קריטית לארגון. על אחת כמה וכמה בזמן משבר, ובתכנון ויישום תכנית יציאה מהמשבר אל עבר שלב הצמיחה.
בניגוד לסטיגמה שיצאה להם, הם נדרשים להיות יצירתיים ולחשוב לעיתים קרובות מחוץ לקופסה ע"מ לתת ערך ייחודי ורלוונטי בעבור הארגון.
יש עוד גורמים רבים בארגון המעורבים בניהול המשבר והצמיחה, אבל האחרונים בהם אבקש לעסוק אלו גופי המחשוב וטכנולוגיית מידע (IT) הארגוניות, אשר נדרשות לתמוך בתשתיות טכנולוגיות, באבטחת סייבר, לאפשר יכולות עבודה מרחוק, להבטיח את היכולת הטכנולוגית של הארגון להתמודד ולצמוח, להגן ולטפח נכסים דיגיטליים של הארגון ולהטמיע, לעיתים בתקציב ולוחות זמנים חסרים, פתרונות טכנולוגיים לטיפול באתגרים הקשורים למשבר.
ככל שארגונים עוברים טרנספורמציות דיגיטליות משמעותיות לאורך השנים, כך גוברת התלות הארגונית במערכות המחשוב והטכנולוגיה שלו, והם נעשים גורמי מפתח קריטיים יותר ויותר גם בשגרה, ועל אחת כמה וכמה בעת משבר.
שיתוף פעולה ותיאום בין פונקציות אלו חיוניים לניהול משברים יעיל.
הצלחת הארגון בניווט משבר תלויה פעמים רבות ביכולתן של גופים אלו לעבוד יחד, להסתגל לנסיבות משתנות ולתרום למענה מקיף ומתואם, יצירתי, חדשני ומאפשר מנועי צמיחה משמעותיים בעבור הארגון.
על כך בחלקים הבאים בסדרת המאמרים. #פיתוח_ארגוני #ניהול_משברים #יעוץ_ארגוני

Commentaires